Tietosuojaseloste Palveluoperaatio Saappaan vapaaehtoistoiminnan henkilörekisteristä Helsingin seurakuntayhtymässä
Rekisterinpitäjä
Helsingin seurakuntien erityisnuorisotyö Snellu
Turunlinnantie 3
00900 Helsinki
ysk.snellu@evl.fi
ja
Helsingin Mikaelin seurakunta
Emännänpolku 1
00940 Helsinki
Yhteyshenkilö
Sanna Parkkinen
erityisnuorisotyönohjaaja, Palveluoperaatio Saappaan vastaava ohjaaja
sanna.l.parkkinen@evl.fi
050 5727387
Rekisterin nimi
Palveluoperaatio Saappaan vapaaehtoistoiminnan henkilörekisteri
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste
Toteuttaakseen kirkon tehtävää, seurakunnalla on Kirkkolaissa (1054/1993) säädetty velvollisuus huolehtia jumalanpalvelusten pitämisestä, kasteen ja ehtoollisen toimittamisesta sekä muista kirkollisista toimituksista, kristillisestä kasvatuksesta ja opetuksesta, sielunhoidosta, diakoniasta ja lähetystyöstä sekä muista kristilliseen sanomaan perustuvista julistus- ja palvelutehtävistä.
Kirkon perustehtävän hoitamiseksi seurakunta järjestää erilaisia tapahtumia, rippileirejä, retkiä ja muita vastaavia tilaisuuksia. Seurakuntalaisten osallistuminen kuuluu seurakunnan perusolemukseen. Se tukee kirkon perustehtävää ja samalla mahdollistaa seurakuntalaisen mahdollisuuden rakentaa seurakuntayhteisöä. Tämä rekisteri on olemassa erityisesti Palveluoperaatio Saappaan toiminnassa mukana olevien vapaaehtoisten tietojen säilyttämistä varten. Palveluoperaatio Saapas on kirkon etsivän työn muoto, jota toteuttavat vapaaehtoiset yhdessä työntekijän kanssa kaduilla, yhteistyökumppaneiden tiloissa, festareilla ja netissä. Näiden etsivän työn tehtävien lisäksi vapaaehtoiset saattavat toimintaan liittyen toimia myös muissa kirkollisissa tilanteissa, kuten jumalanpalveluksissa (esim. ehtoollisavustajat, kolehdin kantajat, striimausten avustus), nuorisotyössä, lapsityössä (esim. nuortenillat) tai muissa tehtävissä, joita he voivat itse myös ehdottaa.
Tietojen käsittelyn tarkoituksena on Palveluoperaatio Saappaan vapaaehtoistoiminnan järjestäminen ja toteuttaminen.
Vapaaehtoisrekisterin henkilötietojen käyttötarkoituksia ovat:
- Vapaaehtoisen tunnistaminen ja käyttäjähallinta
- Vapaaehtoisuussuhteen hoito, seuranta, tilastointi ja kehittäminen
- Vapaaehtoisuuden tietojen ja yhteydenottohistorian hallinta
- Vapaaehtoistoiminnan toteuttaminen, tilastointi ja kehittäminen, toiminnan laadun varmistaminen
- Vapaaehtoistoiminnan tapahtumien, koulutustilaisuuksien, muiden tilaisuuksien ja palvelujen hallinnointi, toteuttaminen, kehittäminen ja tiedottaminen
- Tuki- ja neuvontapalvelujen järjestäminen vapaaehtoiselle
- Vapaaehtoistoimintaan liittyvä yhteydenpito ja viestintä
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on toteuttaa Helsingin seurakuntayhtymän Saapastoimintaa vapaaehtoisten kanssa. Tarvittavien henkilötietojen käsittely on välttämätön edellytys vapaaehtoistoiminnan suorittamiseksi. Henkilötietojen käsittelyn perusteena on joko vapaaehtoisuussuhde, Helsingin seurakuntayhtymän ja vapaaehtoisen välisistä sopimuksista sekä lainsäädännöstä johtuvien oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttaminen tai suostumus. Näin ollen käsittely perustuu tapauskohtaisesti rekisteröidyn suostumukseen, sopimukseen, tai rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun (EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan a, b ja f alakohdat).
Rekisterin henkilöryhmät ja tietosisältö
Rekisteröityjä ovat Palveluoperaatio Saappaan vapaaehtoistoiminnassa Helsingissä mukana olevat. Rekisterissä käsitellään vapaaehtoisten henkilö- ja yhteystietoja (nimi, osoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite) sekä tapauskohtaisesti muita vapaaehtoisuuteen liittyviä tarpeellisia tietoja, kuten
- syntymävuosi tai syntymäaika
- vapaaehtoistyön aloitusajankohta
- kiinnostus/osallistuminen toimintaan tai tehtävään
- koulutuksen/kurssin suorittamistiedot
- tieto erityisestä osaamisesta
- tieto salassapitosopimuksen allekirjoittamisesta
- alaikäisen vapaaehtoisen huoltajan tiedot (nimi, osoite, puhelinnumero)
- merkintä rikostaustaotteen tarkastamisesta (lasten ja nuorten kanssa toimivat)
- erityisruokavaliot
Tietolähteet
Rekisteröityjä ovat Palveluoperaatio Saappaan vapaaehtoistoimintaan Helsingissä osallistuvat henkilöt, jotka ovat itse antaneet mainitut tiedot itsestään tullessaan mukaan Palveluoperaatio Saappaan toimintaan Helsingissä.
Tietojen luovutukset
Tietoja ei luovuteta sivullisille.
Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.
Henkilötietojen säilytysaika tai säilytysajan määrittämiskriteerit
Vapaaehtoiseksi rekisteröityneiden henkilötietoja ja salassapitositoumusta säilytetään toistaiseksi. Vapaaehtoisten tiedot poistetaan pyynnöstä, tai kun on muutoin ilmeistä, ettei henkilö enää tahdo toimia vapaaehtoistoiminnassa.
Rekisteröidyn oikeudet
Sinulla rekisteröitynä on oikeus tietää ja päättää henkilötietojesi käsittelystä.
Sinulla on oikeus:
- pyytää pääsy itseäsi koskeviin henkilötietoihin ja oikeus pyytää tietojesi oikaisemista tai poistamista
- pyytää henkilötietojesi käsittelyn rajoittamista tai vastustaa niiden käsittelyä sekä oikeus siirtää tietosi toiselle rekisterinpitäjälle
- peruuttaa antamasi suostumus, jos käsittely perustuu suostumukseesi
- tehdä valitus henkilötiedon käsittelystä kansalliselle valvontaviranomaiselle, jos katsot, että sinua koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n yleistä tietosuoja-asetusta.
Tietojen käsittelyn oikeusperuste ja käyttötarkoitus voivat kuitenkin rajoittaa mahdollisuuttasi käyttää edellä mainittuja oikeuksia.
Asiakas voi pyytää EU:n tietosuoja-asetuksen perusteella omia tai alaikäisen lapsensa henkilötietoja. Voit tehdä oikeuksiesi käyttämistä koskevan pyynnön asioimalla henkilökohtaisesti rekisteristä vastaavan yhteyshenkilön kanssa.
Tietosuojavastaavan yhteystiedot
tietosuojavastaava.helsinki@evl.fi
Kansallinen valvontaviranomainen yhteystietoineen
Suomessa tietosuojaviranomaisena toimii tietosuojavaltuutettu:
Tietosuojavaltuutetun toimisto
PL 800, Ratapihantie 9, 00521 Helsinki
p. 029 56 66700, tietosuoja@om.fi